Organisasi Dan Cara Mengelola Gereja Yang Inovatif

Gereja

Apa organisasi itu?

Organisasi adalah persekutuan

Memiliki Tujuan

Memiliki Perangkat

Ada aktivitas manusiawi

Organisasi adalah alat, bukan tujuan

Ada proses dan tahapan mencapai tujuan bersamaPentingnya organisasi:

Wadah komunikasi interpersonal

Fasilitator bagi pengembangan komunitas

Wadah terwujudnya berbagai aspirasi dan keinginan sesuai kebutuhan

Pengejawantahan tugas-tugas kemasyarakatanOrganisasi Linier

Organisasi yang paling sederhana hanya mengenal atasan dan pelaksana. Biasa disebut dengan organiasi hierarkhis

Organisasi Linier dan Staf

Organisasi yang cocok dengan konstituen yang besar dan luas. Pimpinan bertindak sebagai pemegang kendali, menentukan tujuan dan kebijakan

Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun berdasarkan fungsi sesuai kepentingan organisasi. Cocok untuk tugas pekerjaan yang banyak dan luas

Elemen Organisasi

Pembagian kerja

Type pekerjaan yang dilakukan

Pengelompokan kerja

Pimpinan dan orang yang dipimpin

Garis komando dan pertanggung jawaban

Rentang kendali tingkat manajemen

Gereja Sebagai Organisasi

Kata organisasi dari bahasa Yunani “organon” atau bahasa Latin “organum” yang berarti alat.

Organisasi sebenarnya adalah alat, bukan tujuan hanya “alat’ untuk mencapai tujuan.

Menurut Agus Lay: Organisasi adalah suatu proses penempatan orang-orang ke dalam struktur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Jika dihubungkan dengan gereja-gereja maka jelaslah bahwa gereja menempatkan orang-orang untuk bekerja dan melayani sehingga misi dan tujuan Allah dicapai.

Gereja sebagai organisasi dari sudut Sosiologis

Adanya interaksi sosial

Adanya peraturan yang berlaku

Adanya strata sosial

Ada pemimpin dan orang yang dipimpin

Dibangun dalam komunitas tertentu

Gereja sebagai Organiasi dari Sudut Teologis

Memiliki misi kerohanian

Memiliki landasan Alkitab

Dibangun dalam komunitas orang percaya

Merupakan alat bagi kerajaan sorga

Bentuk Organisasi

Organisasi Papal

Organisasi Episkopal

Organisasi Presbiterial

Organisasi Kongregasional

Organisasi Papal

Organisasi yang paling sederhana hanya ada pimpinan dan pelaksana. Gereja yang beraliran ini adalah Roma Katholik. Keputusan semuanya dilakukan oleh pimpinan dan tidak bisa diganggu gugat.

Organisasi Episkopal

Dari kata episkopos diartikan pemilik atau penunggu. Kata ini merujuk kepada sistem kemajelisan. Organisasi yang dibangun dengan sistem kemajelisan dimana pendeta menjadi ketua majelis dan juga sbg pelayan Mimbar

Organisasi Presbiterial

Dalam hal organisasi presbiterial, pemimpin pendeta dan jemaat awam terlibat dalam pelayanan. Dalam istilah kita sering disebut dengan kepenatuaan (Majelis). Pendeta bertindak sebagai pelayan mimbar saja dan para majelis mengatur organisasi yang diketuai oleh jemaat

awam

Organisasi Kongregasional

Organisasi gereja yang bertitik tumpu kepada wewenang dari anggota jemaat yang memutuskan segala sesuatu. Tugas pendeta hanya sebagai pelayan firman dan memimpin sakramen. Rapat, jemaat lebih berperan dalam segala sesuatu

Manajemen Gereja

Contoh Manajemen yang praktis dan efektif dalam Alkitab:

Kejadian 41-42 (Manajemen Pangan oleh Yusuf)

Kel 18:1-27, Kepemimpinan Musa atas bangsa Israel

Nehemia 1-13, Nehemia membangun tembok Yerusalem

Lukas 6:13, Manajemen personalia oleh Yesus kepada murid

Kisah 6:1-7, Reorganisasi pelayanan oleh para rasul

Tujuan Manajemen

Memastikan tujuan pelayanan dan progam gereja berjalan dengan baik

Memastikan fungsi-fungsi pengelolaan pelayanan mencapai tujuan yang dirumuskan

Meminimalisasi kesalahan dalam pengelolaan pelayanan Gereja

Fungsi-Fungsi Manajemen

Planning,Organizing,Actuating dan Controlling

Perencanaan (Planing)

Perencanaan adalah upaya yang merangkum seperangkat kerja yang dilakukan dalam usaha mencapai tujuan. Perencanaan merupakan peta yang menuntun keseluruhan mekanisme hidup dan kegiatan organisasi. Perencanaan menjadi penting dalam lembaga dan organisasi karena menentukan apa yang akan di kerjakan dalam tahun-tahun kerja.

Esensi Perencanaan

Perencanaan merangkum beberapa hal, yakni:

Apa yang dikerjakan?

Mengapa dikerjakan?

Dimana dikerjakan?

Kapan dikerjakan?

Siapa yang mengerjakan?

Bagaimana di kerjakan?

Prinsip Perencanaan

Memudahkan pencapaian tujuan

Dibuat berdasarkan tujuan organisasi

Dilakukan orang yang mengerti teknik perencanaan

Teliti dan penuh perincian

Bersinggungan dengan pelaksanaan

Bersifat sederhana

Bersifat fleksibel

Mengandung pengambilan resiko

Bersifat pragmatis

Harus merupakan forecasting

Jenis Perencanaan

Rencana Global, biasa disebut dengan corporate plan: tujuan, visi,misi dan sasaran yang akan dicapai

Rencana Strategis, rencana untuk melaksanakan tujuan, visi, misi dan Sasaran yang akan dicapai

Rencana operasional, biasa disebut standing plan dan single use plan yakni kegiatan operasional, dari hari ke hari

Prosedur Perencanaan

Berdoa minta hikmat Tuhan

Menetapkan Sasaran

Membuat Program

Menetapkan Jadwal

Menyusun Anggaran

Langkah 1: Berdoa memohon hikmat kepada Tuhan

Supaya doa spesifik harus melakukan analisa SWOT

Perhatikan kondisi internal dan eksternal

Memperhatikan faktor-faktor dalam organisasi atau lembaga

Menimbang kekuatan dan peluang organisasi

Langkah 2: Menetapkan sasaran (faith goals)

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Ingat pesan FT dalam doa

Perhatikan tujuan gereja/lembaga/organisasi

Pelajari Tata Dasar/Tata Gereja dan identifikasi bidang-bidang pelayanan

Perhatikan satuan fungsional yang ada, seperti pelayanan kategorial (anak,remaja, pemuda dan dewasa)

Perhatikan satuan pendukung lain: sarana, prasarana, keuangan, dll

Perhatikan sasaran operasional gereja

Perhatikan fungsionaris yang bekerja dalam gereja

Langkah 3: Susun program kerja

Susun program kerja berdasarkan bidang kegiatan yang menunjang pencapaian sasaran

Langkah 4: Tetapkanlah jadwal (sesuai dengan program kerja) apakah jangka pendek;

menengah dan panjang

Langkah 5: Susunlah anggaran. Berapa banyak anggaran yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan program yang sudah disusun.

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah proses penataan tugas dan orang yang tepat bagi setiap tugas pada suatu struktur dalam organisasi. Tujuannya untuk melancarkan pelaksanaan kerja dalam upaya mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian pada hakekatnya memastikan bagaimana antara tugas dan orang yang mengerjakan berjalan secara teratur.

Aspek Pengorganisasian

Menempatkan tugas dan fungsi serta tingkat kewenangan pada hirarki yang tepat

Menyediakan dasar bagi sistem mekanisme organisasi, komunikasi dan jalur kerja

Menyediakan mekanisme kehidupan organisasi yang berkenaan dengan kinerja dan pelaksanaan fungsi kepemimpinan

Hal-Hal Yang Perlu Dikerjakan Dalam Pengorganisasian

Merinci kegiatan yang harus dikerjakan

Memilih dan menetapkan personalia/SDM

Membagi kegiatan yang harus dilakukan organisasi

Menetapkan job description

Memadukan antara SDM dengan bidang tugas

Mengkombinasikan kegiatan organisasi

Membuat mekanisme koordinasi

Monitoring kegiatan

Melakukan tindakan koreksi

Kegiatan Seputar Pengorganisasian

Pengelompokan Kerja

Penyusunaan struktur

Penempatan personalia

Penjabaran Tugas

Struktur Organisasi

Unsur-unsur Struktur Organisasi

Pembagian Kerja

Tipe pekerjaan yang dilakukan

Pengelompokan pekerjaan

Pimpinan dan orang yang dipimpin

Garis komando dan pertanggungjawaban

Rentang kendali (span of control)

Tingkatan manajemen

Fungsi Pelaksanaan

Dalam aspek fungsi manajemen pelaksanaan beberapa hal yang perlu:

Menetapkan policy kerja

Membuat prosedural kerja (bagaimana memulai dan melaksanakan serta pelaporan)

Menjalin komunikasi dalam melaksanakan tiap unit kerja

Memastikan tiap unit bagian kerja bersinergi dengan baik

Menetapkan keputusan terhadap pekerjaan yang sudah dilakukan, apakah diteruskan atau tidak

Memberikan motivasi dan dorongan kepada setiap unit kerja

Mendelegasikan tugas secara tepat

Fungsi Pelaksanaan

Penetapan Policy dan prosedur

Komunikasi

Pengambilan Keputusan

Motivasi

Pendelegasian

Esensi Komunikasi

Aspek yang penting dalam komunikasi, pada fungsi manajemen pelaksanaan adalah “pengkoordinasian”. Para pemimpin harus mengkomunikasikan “koordinasi kerja” kepada staf atau bawahannya

Memperhatikan garis komando dan kordinasi kegiatan dan pelaksanaan kerja. Memperhatikan kebergantungan seluruh staf kepada pimpinan. Karena itu dalam kordinasi tugas, harus dijelaskan dengan jelas

Komunikasi memastikan semua unit kerja berjalan dengan baik

Pengkoordinasian

Merupakan fungsi yang penting dalam semua tingkatan manajemen, sebab mengikat dan mempersatuuan semua aktivitas dan usaha

Pengkordiasian berada disemua level manajemen, sebab itu mengikat dan menentukan keefektifan kerja

Fungsi Manajemen Pengkoordinasian terdiri dari:

Perencanaan

Pengorganisasian

Pelaksanaan

Pengendalian

Prinsip Pengkoordinasian

Kesatuan arah dan tujuan

Kesepakatan tentang kegiatan

Ketaatan dan loyalitas

Saling tukar informasi tentang kegiatan

Menghormati dan saling percaya

Profesionalitas

Ketepatan penggunaan alat kordinasi

Efisiensi

Ada pemimpin yang menggerakkan dan memonitor

Fungsi Pengendalian

Memastikan daftar rencana kegiatan operasional, seperti yang telah direncanakan

Memperhatikan SoP (standart of performance) yang telah disusun

Memeriksa laporan dan mencocokkan dengan RKO dan SoP

Menilai hasil capaian setelah melalui jangka waktu yang ditentukan

Jika memenuhi target, maka dalam perencanaan berikutnya menetapkan SoP lebih tinggi (besar)

Jika tidak memenuhi target, maka dilakukan tindakan koreksi diberbagai bidang

Siklus Pengendalian

Rencana Kerja operasional

Standard of Performance

Laporan

Penilaian

Koreksi

Tindakan Koreksi

Koreksi diadakan jika dalam berbagai hal pencapaian organisasi belum memadai atau tidak mencapai target. Bidang yang dievaluasi antara lain: SDM, Target, dan juga ketersediaan sarana/prasarana.

Koreksi juga diadakan jika dalam perjalanan organisasi terjadi stagnasi atau hambatan, setelah itu harus memutuskan melakukan efisiensi. Ini bisa juga dikerjakan dibagian akhir periode kerja.